Lựa chọn tổng đài cho doanh nghiệp

Dịch vụ tổng đài cho doanh nghiệp đã trải qua quá trình hình thành và phát triển khá lâu đời. Từ những thập niên 90 đến nay, sự thịnh hành và hiệu quả của chúng đối với doanh nghiệp là điều tất yếu. Lúc nào lời nói cũng sẽ dễ dàng để thuyết phục hơn là những câu chữ khô khan, vì thế tổng đài đóng một vị thế cực kỳ quan trọng trong việc thúc đẩy khả năng chốt đơn và đem về nhiều lợi nhuận hơn.

lua chon tong dai cho doanh nghiep

Vậy có bao nhiêu loại tổng đài và chúng ta nên lựa chọn loại tổng đài nào cho doanh nghiệp của mình trong thời điểm hiện tại? Hãy cùng tìm câu trả lời qua bài viết dưới đây.

1. Tổng đài truyền thống

Tổng đài truyền thống hay còn gọi là tổng đài Analog, chạy trên nền tảng cáp đồng, kéo từ các tủ điện/cột điện đến văn phòng công ty. Mỗi đầu số chỉ tiếp nhận được 1 cuộc gọi ra hoặc nhận tại 1 thời điểm và khi thay đổi địa chỉ văn phòng thì có thể mất đầu số hotline của công ty. Các cuộc gọi quốc tế và chi nhánh khi dùng tổng đài Analog đều tính phí và không thể thực hiện được nếu không gắn card chuyên dụng cho điện thoại. Đặc điểm dễ nhận thấy nhất của tổng đài này là chỉ sử dụng điện thoại bàn và luôn có dây đi theo. Để mở rộng các chức năng của tổng đài Analog, chúng ta cần tốt rất nhiều công sức để thiết lập phần cứng, mua thêm rất nhiều các loại card khác nhau, phải chạy dây cho từng máy lẻ và triển khai vô cùng phức tạp.

Mặc dù có rất nhiều yếu điểm kể trên, tổng đài này vẫn còn tồn tại. Một số công ty sử dụng vì các tính năng bảo mật khi mà không phải thông qua đường Internet cũng như không có địa chỉ IP trên mạng máy tính, tránh bị các hacker xâm phạm và đánh cắp các gói tin. Tổng đài Analog hiện nay chủ yếu phục vụ cho các cuộc gọi nội bộ trong văn phòng công ty, tuy nhiên giá cả để thiết lập tổng đài này khá đắt đỏ. Vì thế mà trong tương lai có lẽ tổng đài Analog sẽ sớm bị khai tử khi mà một loại tổng đài mới hợp thời hơn đang làm rất tốt.

2. Tổng đài VoIP

Tổng đài VoIP (Voice over Internet protocol) là tổng đài chạy trên nền tảng Internet, truyền tiếng nói của con người qua mạng máy tính thông qua giao thức TCP/IP. Nó sử dụng các gói dữ liệu IP (trên mạng LAN, WAN, Internet) với thông tin được truyền tải là mã hoá của âm thanh.

Số điện thoại là các số SIP Trunk (Cố định – di động hoặc 1800/1900). Với tổng đài VoIP, các bạn có thể có nhiều cuộc gọi ra/vào tại 1 thời điểm cùng 1 số máy, rất thích hợp cho các công ty cần bán hàng mà không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào từ khách hàng. Có thể triển khai tại nhiều địa điểm, chi nhánh khác nhau, có thay đổi văn phòng cũng không bị mất số hotline. Có thể thực hiện cuộc gọi bằng máy tính, điện thoại di động khi tích hợp phần mềm chuyên dụng, không phải gò bó với điện thoại bàn. Ngoài ra, tổng đài VoIP còn rất nhiều tính năng nổi trội như tạo cuộc họp qua điện thoại, gọi miễn phí với các chi nhánh và quốc tế, tận dụng được điện thoại cũ, không cần chạy dây, chỉ cần có mạng Internet là sử dụng được ngay… Chỉ tốn chi phí lắp đặt ban đầu và đóng phí theo tháng, nâng cấp và mở rộng dễ dàng trong một nốt nhạc.

Với các đặc điểm nổi bật phía trên, tổng đài VoIP quả thực là dịch vụ của hiện tại và tương lai, khi mà nó giải được tất cả những bài toán khó mà tổng đài Analog không làm tốt. Tuy nhiên nó có một lỗi khá đặc thù với Internet, đó là bảo mật khi mà nó sử dụng giao thức TCP/IP để truy xuất các gói dữ liệu. Nhưng điều đó không còn quá đáng lo khi mà các nhà khoa học máy tính đã đem đến những giải pháp mã hóa SSL và nó đã được áp dụng rất thành công với VoIP tạo nên sự bảo mật tốt nhất.

lua chon tong dai cho doanh nghiep

So sánh tổng đài VoIP và tổng đài Analog (Click vào hình để xem rõ hơn)

3. Lựa chọn tổng đài nào cho doanh nghiệp hiện nay?

Các doanh nghiệp luôn cần sự tiện lợi và hiệu quả, phân tích ở trên quá rõ ràng để bạn chọn mặt gửi vàng rồi. Tổng đài VoIP đang là xu thế của tương lai, nó đem lại sử tiện lợi và giá thành rẻ hơn gấp nhiều lần so với tổng đài truyền thống. Với các tính năng mà tổng đài VoIP đem lại, có lẽ bạn phải tự hỏi rằng “Tại sao ngày xưa mình không sử dụng nó sớm hơn”. Còn chần chờ gì nữa, hãy vào đây để xem các tính năng nổi trội và đưa ra quyết định giúp công ty của bạn trở nên chuyên nghiệp và đem lại lợi nhuận cao hơn với tổng đài VoIP CloudFone của DIGISTAR.